办公系统使用问题汇总

来源:信息中心发布时间:2021-07-15浏览次数:10

办公系统使用问题汇总

根据办公系统使用情况,使用问题中主要集中在重复提交拟稿、会稿流程不熟悉、主管领导选择错误、文件分发随意选择人员等环节,现将容易发生错误的环节和需要重点说明的几个问题罗列如下:

一、发文

1.发文流程中的“相关单位负责人审稿”(会稿)环节,会稿单位负责人审核完毕后需发往“会稿单位人员会稿”(具体业务人员),具体业务人员会稿完成后,提交反馈给部门负责人,部门负责人同意会稿意见后(不同意会稿意见可内部多次会稿),选择“拟稿单位负责人审稿”后提交,代表相关单位会签完毕。

2.发文流程中的“收文单位签收”环节,各二级学院、各单位、各部门收文人员负责签收,签收后转发给需要办理的部门领导(例如:党发文件转给书记、行政文件转给院长,也可以根据需要都转发,请勿随意转发),“收文单位签收”和“部门内部分发”环节涉及的相关人员均必须按时办理,否则会导致整个流程无法结束,学校发布的公文无法归档和查询。

3.“分管校领导审核”环节一定选对部门分管领导(其它办公流程也一样),如果选错请及时撤回重选,如不及时撤回,相关领导查看办理后只能退回最初拟稿人,所有环节需重新办理完成。

4.所有参与发文环节的人员均可对拟稿单位人员上传的初稿直接进行“在线编辑”,整个编辑过程均会留存痕迹。

二、收文

收文流程中的“部门办理”环节,各二级学院、各单位、各部门领导均可办理(原则上由正职签收,具体部门内部可自行协商决定),且只能一位领导签收办理。“部门办理”后,如有需要,可在部门内部副职和相关人员间传阅(传阅环节不影响文件最终的归档和查阅)。

三、所有流程办理完毕以后系统状态


所有业务办理完毕时,待办事项应该为(0


智慧校园网上办事大厅界面

手机APP界面

四、其他

  “文印室制文”是文件修改的最后环节(如若因时间紧迫等在线下已发布的文件,线上文件必须和线下内容一致,以保证电子存档的权威性),原则上此环节后再无法修改,“机要文档科”盖章后必须将WORD文件转换为PDF文件。